Χωρίς αποδείξεις, χωρίς ακίνητα: Γιατί η οικονομική τεκμηρίωση είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιτυχίας του έργου

Γεια σας φίλοι!

Μία από τις φράσεις που ακούω πολύ συχνά από επενδυτές και κατασκευαστές ακινήτων είναι:

«Όλα είναι στο κεφάλι μου—τα έχω υπό έλεγχο.»

Αλλά μετά... ανοίγω τα βιβλία και γρήγορα συνειδητοποιώ ότι τα πράγματα δεν είναι ακριβώς «υπό έλεγχο».

Λείπουν αποδείξεις, τα συμβόλαια είναι ελλιπή, τα τιμολόγια εμφανίζονται στις συνομιλίες του WhatsApp και τα φύλλα Excel είναι ξεπερασμένα ή εντελώς απενεργοποιημένα.

Και ξέρεις κάτι; Δεν είναι δικό τους λάθος.

Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν έμαθαν ποτέ πώς να δημιουργήσουν μια σωστή οικονομική δομή για μια επιχείρηση ακινήτων. Ας μιλήσουμε, λοιπόν, για το πώς πρέπει να είναι αυτή η βάση—πριν το πρώτο σας δάνειο ή το πρώτο σας δολάριο επενδυθεί σε ένα έργο.

Πώς Μοιάζει ένα Στερεό Χρηματοπιστωτικό Σύστημα;

Τεκμηριωμένα Έξοδα

Κάθε τιμολόγιο εργολάβου, πληρωμή προμηθευτή και υπογεγραμμένη συμφωνία αποθηκεύεται, επισημαίνεται και συνδέεται με το συγκεκριμένο έργο στο οποίο ανήκει.

Λογισμικό οργανωμένης λογιστικής

Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο που κατηγοριοποιεί κάθε συναλλαγή ανά έργο, τύπο κόστους και ημερομηνία (αυτό είναι γνωστό ως Λογιστικό Σχέδιο).

Γρήγορη πρόσβαση στα δεδομένα

Τέλος στο να ψάχνετε στα email ή να καλείτε τον εργολάβο σας—όλα θα πρέπει να είναι διαθέσιμα με ένα κλικ.

Τι συμβαίνει χωρίς την κατάλληλη τεκμηρίωση;

Ένας εργολάβος ζητά πληρωμή—αλλά δεν είστε σίγουροι αν έχει ήδη πληρωθεί.

Τα κόστη σας υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό—αλλά δεν ξέρετε γιατί ή πού.

Μια τράπεζα ή ένας επενδυτής ζητά μια έκθεση—και εσείς προσπαθείτε να την συντάξετε σε 48 ώρες.

Τα χρήματα διαρρέουν—αλλά δεν μπορείς να καταλάβεις πού πηγαίνουν ή πώς να τα σταματήσεις.

Και ας είμαστε σαφείς—δεν πρόκειται μόνο για την οργάνωση. Πρόκειται για την εξοικονόμηση χρημάτων.

Πραγματικό παράδειγμα από την εργασία μου

Σε ένα έργο που ανέλαβα, η τελική εργασία κόστισε συνολικά 250,000 δολάρια.

Ένας εργολάβος υπέβαλε ένα επιπλέον τιμολόγιο 40,000 δολαρίων—αλλά οι αποδείξεις δεν ταίριαζαν.

Επειδή είχαμε ένα καθαρό πρόγραμμα κληρώσεων και ένα σύστημα που παρακολουθούσε κάθε προηγούμενη πληρωμή, καταφέραμε να αποδείξουμε ότι το ποσό είχε ήδη καταβληθεί.

Αυτό το ένα υπολογιστικό φύλλο εξοικονόμησε στον προγραμματιστή 40,000 δολάρια — σε 10 λεπτά.

Χωρίς αυτό; Αυτά τα χρήματα θα είχαν πληρωθεί ξανά, άσκοπα.

Πώς να δημιουργήσετε καθαρή και αξιόπιστη τεκμηρίωση

1. Χρησιμοποιήστε Λογισμικό Λογιστικής Σχεδιασμένο για Ακίνητα

Το QuickBooks είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης. Ανάλογα με τη δομή σας, ίσως χρειαστείτε κάτι πιο ισχυρό — ειδικά αν διαχειρίζεστε πολλά ακίνητα, διαχειρίζεστε μισθοδοσία ή συνεργάζεστε με εξωτερικούς επενδυτές.

2. Εργασία με βάση εγκεκριμένο προϋπολογισμό (Pro Forma)

Κάθε σύμβαση και πληρωμή θα πρέπει να συνδέεται με έναν προϋπολογισμό που αναλύει τα Στερεά Κόστη, τα Ελαφρά Κόστη, τη Χρηματοδότηση, τα Έκτακτα Κόστη και άλλα.

3. Παρακολουθήστε τα πάντα με ένα πρόγραμμα κλήρωσης

Αυτό είναι το DNA του έργου σας:

Ποιος έκανε τι, πότε, πόσο ολοκληρώθηκε και ποιο ποσοστό έχει πληρωθεί.

4. Αποθηκεύστε έγγραφα στο cloud, όχι στο WhatsApp

Σοβαρά τώρα—σταμάτα να αποθηκεύεις αποδείξεις στην επιφάνεια εργασίας σου ή να τις στέλνεις στον εαυτό σου.

Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως το Google Drive, το Dropbox ή το SharePoint για να αποθηκεύσετε τα πάντα σε δομημένους φακέλους στους οποίους η ομάδα σας μπορεί να έχει πρόσβαση (και να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας).

Υπενθύμιση:

Η μικρή προσπάθεια που απαιτείται για την οικοδόμηση ενός σταθερού χρηματοπιστωτικού συστήματος μπορεί να σας εξοικονομήσει δεκάδες ή και εκατοντάδες χιλιάδες δολάρια — για να μην αναφέρουμε το άγχος που θα προκύψει όταν συναλλάσσεστε με τράπεζες, επενδυτές και... τη δική σας ηρεμία.

Στην επόμενη ανάρτησή μου, θα δείξω πώς αυτή η τεκμηρίωση όχι μόνο σας κρατά οργανωμένους, αλλά σας βοηθά να παίρνετε πιο έξυπνες αποφάσεις.

Επειδή η λογιστική ακινήτων δεν αφορά μόνο τους φόρους. Αφορά την οικονομική ηγεσία.