Χωρίς αποδείξεις, χωρίς ακίνητα: Γιατί η οικονομική τεκμηρίωση είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιτυχίας του έργου

Χωρίς αποδείξεις, χωρίς ακίνητα: Γιατί η οικονομική τεκμηρίωση είναι αναπόσπαστο κομμάτι της επιτυχίας του έργου

אחד המשפטים שאני שומעת לא מעט מיזמים ומשקיעים הוא: “יש לי הכל בראש, הכל בשליטה.”

אבל בפועל, כשאני מקבלת את הספרים לבדיקה, הספרים, לרוב, לא “נקיים”. אז איך מתחילים לעשות סדר בבלגן? אני מבקשת את כל התיעוד ולרוב מגלה שיש בלגן של קבלות, חוזים חסרים, חשבוניות בווטסאפ, וקבצי אקסל לא מעודכנים.

וזה לא בגלל חוסר רצון – אלא כי אף אחד לא לימד אותם איך לבנות תשתית פיננסית טובה.

אז בואו נדבר רגע על הבסיס הפיננסי שכל יזם צריך – עוד לפני ההלוואה הראשונה או הגרוש הראשון שהושקע בפרויקט.

מה זה תשתית פיננסית טובה?

ü מסמכים מגובים – כל הוצאה, כל הסכם, כל תשלום לקבלן – מתועד, שמור, ומקושר לפרויקט הרלוונטי.

ü מערכת חשבונאית מסודרת – תוכנה או מערכת שמתעדת הכל בצורה ברורה: לפי קטגוריות, לפי שלבים, לפי תאריכים, או מה שאנחנו קוראים לו Chart of Accounts.

ü גישה מהירה למידע – לא צריך לחפש באימייל או לשאול את הקבלן – הכל בלחיצת כפתור.

מה קורה כשאין תיעוד מסודר?

ü קבלן מבקש תשלום נוסף – ואין דרך לבדוק אם כבר שולם.

ü ההוצאות חורגות מהתקציב – ואין דרך לדעת על מה בדיוק.

ü הבנק או המשקיע מבקשים דוח – ואתם צריכים “לרוץ להכין” תוך יומיים.

ü יותר מדי כסף יוצא – ואתם לא בטוחים לאן ולמה.

וזה לא רק עניין של סדר – זה עניין של כסף.

כן, פגשתי יזמים שהפסידו עשרות אלפי דולרים רק כי לא היה להם תיעוד מדויק של מה שולם.

דוגמה מהעבודה שלי:

בפרויקט שעבדתי עליו, הייתה הוצאה של כ-250,000 דולר לעבודות גמר.

הקבלן הגיש דרישת תשלום נוספת על 40,000 דולר – אבל לא צירף את כל החשבוניות.

בזכות מערכת מעקב טובה ופרוט של כל Draw קודם, הצלחנו להראות שהסכום הזה כבר שולם קודם, והיזם חסך 40,000 דולר תוך 10 דקות.

בלי זה – הכסף פשוט היה יוצא שוב.

איך בונים תיעוד נכון?

· בחרו מערכת חשבונאית שמותאמת לנדל”ן:

QuickBooks זה התחלה טובה. יש גם תוכנות אחרות, אבל זה תלוי במה בדיוק אתם עוסקים, למשל: ניהול נדל”ן בלבד, חברת בנייה, האם יש לכם משקיעים? האם בבעלותכם חברות נוספות, האם יש לכם צורך בהכנת משכורות לעובדים, וכו’.

· עבדו עם תקציב מאושר מראש – הפרו־פורמה:

כל מסמך וכל תשלום צריכים להישען על תקציב שמישהו ישב ובנה, עם חלוקה ל־Hard Costs, Soft Costs, Financing, Contingency ועוד.

· נהלו Draw Schedule – טבלת מעקב לפי קטגוריות עבודה.

מי עשה מה, מתי, כמה בוצע בפועל מול התכנון, ואיזה אחוז כבר שולם – זה ה־DNA של הפרויקט.

· שמרו הכל בענן / תיקיות מסודרות (לא…לא לשמור הכל באימייל שלכם ואם יש לכם עובדים, שלא יישמרו הכל באימייל האישי שלהם).

לא שולחים קבלות בוואטסאפ ולא שומרים על שולחן העבודה. Google Drive, Dropbox, SharePoint מה שמתאים לכם.

Θυμάμαι:

ההוצאה הקטנה של לבנות את התשתית – תחסוך לכם עשרות אם לא מאות אלפי דולרים בהמשך וגם תוריד לכם את הלחץ מול הבנקים, המשקיעים, ו… עצמכם.

בפוסט הבא – אני אראה איך כל המידע הזה עוזר לא רק לשמור על הסדר, אלא גם לקבל החלטות ניהוליות נכונות.

כי חשבונאות טובה = לא רק מיסים, אלא ניהול חכם

כתבו לי בתגובות – איך אתם שומרים על תיעוד בפרויקטים שלכם?

Lihi